Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest RetJet spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bielsku-Białej, ul. 1 Maja 22, 43-300 Bielsko-Biała, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bielsku-Białej, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001129805, NIP 5472248276, REGON 529760483 (dalej: „Administrator”). Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected].

Samo przeglądanie informacyjnych treści Serwisu (katalog i porównywarka zasad zwrotu) nie wymaga podania danych osobowych. Automatycznie zbierane są jedynie dane techniczne opisane w pkt 7.

Jeśli Użytkownik skorzysta z Formularza Zwrotu, zapisujemy podane przez niego dane, w tym: imię i nazwisko, adres e-mail, numer i datę zamówienia, listę zwracanych produktów, stan i opcjonalny powód zwrotu, preferowany sposób zwrotu płatności, opcjonalny numer rachunku bankowego oraz treść uwag (dalej: „Dane Zgłoszenia”).

Cel i podstawa prawna: przygotowanie i - w zakresie oferowanym przez daną funkcję Serwisu - przekazanie zgłoszenia zwrotu lub oświadczenia o odstąpieniu od umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działanie na żądanie osoby, której dane dotyczą, w celu wykonania usługi Formularza Zwrotu).

Podanie Danych Zgłoszenia jest dobrowolne, ale niezbędne do skorzystania z Formularza Zwrotu.

W zależności od wybranej funkcji, Dane Zgłoszenia mogą zostać wykorzystane do przygotowania dokumentu/wiadomości, którą Użytkownik samodzielnie wysyła do sklepu, lub - jeśli Serwis wprost oferuje taką funkcję - przekazane do sklepu w imieniu Użytkownika. RetJet nie reprezentuje sklepu i nie potwierdza w jego imieniu otrzymania zgłoszenia.

Użytkownik może założyć konto w panelu „Moje zwroty”. Logowanie odbywa się hasłem albo jednorazowym linkiem lub kodem wysyłanym na adres e-mail konta. Hasło przechowujemy wyłącznie w postaci bezpiecznego skrótu. Adres konta zostaje potwierdzony przez kliknięcie wysłanego linku.

Zakres danych: adres e-mail konta, skrót hasła, opcjonalna nazwa wyświetlana, data założenia konta i data ostatniego logowania, zapisane zgłoszenia zwrotu wraz z ich kolejnymi wersjami oraz ewidencja przesyłek (przewoźnik, numer nadania, data nadania, opcjonalny koszt i notatka). E-mail użyty przy konkretnym zamówieniu może być inny niż adres konta i jest przechowywany w zaszyfrowanej treści zgłoszenia.

Podstawy prawne: prowadzenie konta oraz przechowywanie zgłoszeń i ewidencji przesyłek - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (usługa świadczona na żądanie). Zagregowane statystyki skuteczności Serwisu, w tym informacja o tym, czy przesyłka została dodana po kliknięciu naszego odnośnika do etykiety - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes); dane te wykorzystujemy wyłącznie w postaci zagregowanej i można wobec nich wnieść sprzeciw. Zgoda marketingowa - art. 6 ust. 1 lit. a RODO; jest dobrowolna, domyślnie nieudzielona i można ją cofnąć jednym kliknięciem w ustawieniach konta.

Powiadomienia usługowe: jako element usługi konta wysyłamy wiadomości dotyczące wyłącznie przebiegu zapisanych zwrotów, terminów, przesyłek i refundacji. Są domyślnie włączone po założeniu konta, nie zawierają reklam i można je w każdej chwili wyłączyć w ustawieniach.

Przypomnienia o zwrocie: po przygotowaniu zgłoszenia wysyłamy serię najwyżej pięciu krótkich wiadomości, które pytają, jak idzie sprawa: czy zgłoszenie poszło do sklepu, czy pieniądze wróciły w czasie, który sklep podaje na swojej stronie (albo w ustawowych 14 dniach przy odstąpieniu od umowy), a jeśli nie - co można zrobić dalej. Na potrzeby tej funkcji zapisujemy przy zwrocie etap sprawy, termin zwrotu pieniędzy deklarowany przez sklep, daty przygotowania pism, a jeśli je podasz - siedzibę sklepu, sposób płatności i wybraną drogę dochodzenia zwrotu. Nie wysyłamy niczego do sklepu w Twoim imieniu. Wiadomości idą wyłącznie na potwierdzony adres konta, najwyżej jedna dziennie. Wyłączysz je dla pojedynczego zwrotu na jego stronie albo dla wszystkich zwrotów przełącznikiem powiadomień w ustawieniach; wyłączone przypomnienia możesz w każdej chwili wznowić.

Historia wysłanych wiadomości: o każdej wiadomości, którą wysyłamy, zapisujemy adresata, temat, rodzaj, datę i to, czy serwer pocztowy ją przyjął - bez treści wiadomości. Służy to kontroli dostarczania i pokazaniu Ci na stronie zwrotu, jakie przypomnienia dostałeś. Wpisy dotyczące konta znikają razem z kontem, pozostałe - po 24 miesiącach.

Kopia zgłoszenia na e-mail: na wyraźne żądanie wysyłamy na adres konta gotową treść wiadomości do sklepu razem z PDF-em oświadczenia. Wiadomość zawiera dane Twojego zamówienia, a jeśli wybrałeś zwrot na rachunek - także jego numer, więc dane te przechodzą przez naszego dostawcę poczty i zostają w Twojej skrzynce. Kopii nie wysyłamy automatycznie ani na adres niepotwierdzony.

Zgłoszenie złożone na Twój adres bez logowania: jeśli ktoś wygeneruje zgłoszenie i wpisze adres e-mail Twojego konta, nie dodajemy go od razu do Twojej listy. Czeka w panelu na Twoją decyzję, a widzisz przy nim wyłącznie nazwę sklepu i datę. Bez decyzji znika po 30 dniach.

Zgłoszenia sprzed założenia konta: przy logowaniu wyszukujemy wcześniejsze zgłoszenia wygenerowane z tego samego adresu e-mail i dodajemy je do konta. Dopasowanie odbywa się po nieodwracalnym skrócie kryptograficznym adresu e-mail, bez odszyfrowywania treści zgłoszeń w tym celu. O liczbie dodanych zgłoszeń informujemy w panelu.

Dostęp do panelu uzyskuje osoba znająca hasło konta albo dysponująca dostępem do przypisanej do niego skrzynki e-mail.

Terminy usuwania danych są następujące:

• Zgłoszenie bez konta - 30 dni od wygenerowania dokumentu, po czym jest automatycznie usuwane.
• Zgłoszenie zapisane na koncie - przechowywane w postaci zaszyfrowanej tak długo, jak istnieje konto.
• Zwrot usunięty przez Użytkownika - znika z panelu natychmiast, trwale usuwany po 30 dniach (okno na cofnięcie pomyłki).
• Konto niepotwierdzone - usuwane po 72 godzinach od poproszenia o link, jeśli nikt go nie kliknął.
• Konto zgłoszone do usunięcia - 7 dni na cofnięcie decyzji, potem trwałe usunięcie konta wraz ze wszystkimi zwrotami, wersjami dokumentów i przesyłkami.
• Konto nieużywane - po 24 miesiącach bez logowania wysyłamy ostrzeżenie na adres e-mail; jeśli w ciągu 30 dni nie dojdzie do zalogowania, konto jest usuwane wraz z danymi.
• Zgłoszenie czekające na Twoją decyzję - złożone bez logowania na adres istniejącego konta; usuwane po 30 dniach, jeśli właściciel adresu go nie przyjmie.
• Niedokończona weryfikacja sklepu - token potwierdzający kontrolę nad domeną usuwamy po wygaśnięciu.
• Historia wysłanych wiadomości - wpisy dotyczące konta usuwamy razem z kontem; wpisy niezwiązane z kontem (np. potwierdzenie wiadomości z formularza kontaktowego) - po 24 miesiącach.

Kopie zapasowe i logi. Powyższe terminy dotyczą danych w bazie produkcyjnej. Dane usunięte mogą jeszcze przez pewien czas występować w kopiach zapasowych, które nadpisujemy w cyklu nie dłuższym niż 30 dni, oraz w logach serwera i systemu poczty, przechowywanych nie dłużej niż 90 dni na potrzeby bezpieczeństwa i diagnostyki. Kopie i logi nie są wykorzystywane do żadnych innych celów, a usunięcie danych w bazie produkcyjnej jest nieodwracalne z punktu widzenia działania Serwisu.

Dłuższe przechowywanie dotyczy wyłącznie danych niezbędnych do wykazania rozliczenia się z obowiązku lub obrony przed roszczeniami, w zakresie i przez czas do tego niezbędny.

Dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie Administratora, w szczególności: dostawcom hostingu i infrastruktury IT oraz dostawcom usług wysyłki wiadomości e-mail, a także - wyłącznie w zakresie, w jakim Użytkownik z tego skorzysta - operatorom pocztowym/kurierskim w celu wygenerowania etykiety zwrotnej. Dane mogą zostać przekazane sklepowi, do którego kierowane jest Zgłoszenie, wyłącznie w zakresie niezbędnym do jego obsługi.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

Sklep może założyć w Serwisie darmowe konto i przejąć swój profil po potwierdzeniu kontroli nad domeną (rekord DNS, plik na domenie albo kod na opublikowany przez sklep adres zwrotów). Przetwarzamy wtedy adres e-mail osoby zgłaszającej, skrót hasła, domenę sklepu i ślad dowodu weryfikacji - podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Sklep nie otrzymuje żadnych danych osobowych konsumentów. Nie widzi ani jednego zgłoszenia - także skróconego czy zamaskowanego - ani imion, adresów e-mail, numerów zamówień i treści oświadczeń. Widzi wyłącznie zbiorcze liczby zwrotów w swoim sklepie, liczone w pełnych miesiącach kalendarzowych, przy czym żadnej wartości mniejszej niż 3 nie pokazujemy.

Konto sklepu nie ma żadnego wpływu na rankingi, ocenę ani dane sklepu prezentowane w Serwisie.

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne informacje techniczne niezbędne do działania, bezpieczeństwa, utrzymania sesji oraz zapamiętania wyboru dotyczącego cookies. Nie wymagają one zgody, ponieważ są konieczne do świadczenia żądanej usługi.

Wyłącznie za dobrowolną zgodą uruchamiamy Google Analytics, aby mierzyć liczbę odwiedzin i sposób korzystania z Serwisu oraz ulepszać jego treść i funkcje. Google może wtedy przetwarzać m.in. identyfikatory online, adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce i przybliżonej lokalizacji. Nie używamy tej zgody do personalizacji reklam.

Zgoda nie jest wymagana do korzystania z Serwisu. Można jej odmówić lub później ją wycofać równie łatwo, wybierając „Ustawienia cookies” w stopce; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Ustawieniami cookies można zarządzać również w przeglądarce.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu skorzystania z tych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem [email protected].

Użytkownik konta „Moje zwroty” może zrealizować część tych praw samodzielnie i natychmiast: prawo do przenoszenia danych - pobierając komplet swoich danych w formacie JSON w ustawieniach konta, oraz prawo do usunięcia danych - zgłaszając usunięcie konta w ustawieniach.

Żądania kierowane do Administratora realizujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od ich otrzymania.

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub nieuprawnioną zmianą, odpowiednie do zidentyfikowanego ryzyka. Dane Zgłoszenia są szyfrowane przed zapisem w bazie. Dostęp do ich odszyfrowania mają wyłącznie upoważnieni operatorzy, w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce. Zakres stosowanych środków bezpieczeństwa może ulegać zmianie wraz z rozwojem Serwisu.

Serwis zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszej polityce prywatności poprzez opublikowanie nowej wersji na tej stronie.